У многих владельцев малого бизнеса весь учёт — это остаток на счёте и ощущение «вроде нормально». Пока остаток растёт, кажется, что бизнес зарабатывает. Потом приходит квартальный налог, ломается кофемашина, поставщик перестаёт давать отсрочку — и выясняется, что денег нет, хотя выручка была хорошей. Управленческий учёт нужен, чтобы видеть такие вещи заранее. Это не отчётность для налоговой, а три таблицы для вас.
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского
Бухгалтерский и налоговый учёт ведут по правилам закона: что считать доходом, когда признавать расход, как заполнить декларацию. Его задача — правильно посчитать налоги и сдать отчётность. Как устроена эта часть, мы разбирали в главе о бухгалтерии для малого бизнеса.
Управленческий учёт закон не регулирует. Вы сами решаете, какие статьи вести и как часто смотреть цифры. Его задача — ответить на три вопроса владельца:
- заработал ли бизнес за месяц — отчёт о прибылях и убытках (его ещё называют P&L или ОПиУ);
- откуда пришли и куда ушли деньги — отчёт о движении денежных средств (ДДС);
- чем владеет бизнес и сколько он должен — баланс.
Индивидуальный предприниматель на упрощёнке «доходы» по закону ведёт книгу учёта доходов и расходов, но заполняет в ней только доходы. Расходы налоговую не интересуют — но без них вы не узнаете, зарабатываете ли вообще. Поэтому управленческий учёт нужен даже тогда, когда бухгалтерия минимальна.
Отчёт о прибылях и убытках: заработали ли мы
Возьмём условную кофейню у дома: ИП на упрощёнке «доходы», четыре бариста, средний чек 300 ₽, 4 000 чеков в месяц. Цифры — пример для иллюстрации метода.
| Статья за месяц | Сумма |
|---|---|
| Выручка | 1 200 000 ₽ |
| Себестоимость: зерно, молоко, сиропы, выпечка, стаканы (32%) | 384 000 ₽ |
| Валовая прибыль | 816 000 ₽ |
| Эквайринг (1,8%) | 21 600 ₽ |
| Аренда | 150 000 ₽ |
| Зарплата с НДФЛ | 300 000 ₽ |
| Страховые взносы с зарплаты (30%) | 90 000 ₽ |
| Коммунальные, связь и программы, маркетинг, бухгалтер, взносы ИП за себя, прочее | 95 000 ₽ |
| Амортизация оборудования (1,8 млн ₽ на 5 лет) | 30 000 ₽ |
| Операционная прибыль | 129 400 ₽ |
| Проценты по кредиту | 13 333 ₽ |
| Налог по УСН (6%, уменьшенный на взносы, — около 3% выручки) | 36 000 ₽ |
| Чистая прибыль | 80 067 ₽ |
В этот отчёт попадают доходы и расходы, которые относятся к месяцу, — неважно, когда за них заплатили. Налог за месяц начислен, хотя платится раз в квартал. Амортизация — это часть стоимости кофемашины и холодильников, которая «изнашивается» каждый месяц: деньги за них ушли давно, но расход справедливо распределить на годы работы. Что значит каждая строка прибыли и как считать маржу — в главе о выручке, прибыли и марже.
Движение денег: куда ушли деньги
Теперь тот же месяц глазами банковской выписки.
| Статья за месяц | Сумма |
|---|---|
| Поступило от покупателей (за вычетом эквайринга) | +1 178 400 ₽ |
| Поставщикам (закупили с запасом к праздникам) | −420 000 ₽ |
| Аренда | −150 000 ₽ |
| Зарплата | −300 000 ₽ |
| Взносы с зарплаты | −90 000 ₽ |
| Коммунальные, связь, маркетинг, бухгалтер, прочее | −95 000 ₽ |
| Платёж по кредиту (проценты и часть долга) | −29 731 ₽ |
| Новая кофемолка | −120 000 ₽ |
| Собственнику на жизнь | −100 000 ₽ |
| Итого за месяц | −126 331 ₽ |
Прибыль — 80 067 ₽, а денег стало на 126 331 ₽ меньше. Ошибки нет: два отчёта считают разное. Разница складывается так:
- амортизация 30 000 ₽ уменьшила прибыль, но деньги в этом месяце не уходили — плюс 30 000 ₽;
- налог 36 000 ₽ начислен, но ещё не уплачен — плюс 36 000 ₽, которые придётся отдать в конце квартала;
- запас продуктов вырос на 36 000 ₽ — минус 36 000 ₽;
- часть платежа по кредиту, которая гасит сам долг, 16 398 ₽, — не расход, но деньги ушли;
- кофемолка 120 000 ₽ — не расход месяца, а вложение в оборудование;
- деньги собственнику 100 000 ₽ — не расход бизнеса, а распределение прибыли.
80 067 + 30 000 + 36 000 − 36 000 − 16 398 − 120 000 − 100 000 = −126 331 ₽. Если прибыль и движение денег у вас не сходятся такой цепочкой, где-то потерялась операция.
Баланс: чем владеет бизнес
Третий отчёт — снимок на дату: что у бизнеса есть и кому он должен. Разница между ними — капитал собственника.
| Статья | На начало месяца | На конец месяца |
|---|---|---|
| Деньги на счёте и в кассе | 400 000 ₽ | 273 669 ₽ |
| Запасы продуктов и упаковки | 80 000 ₽ | 116 000 ₽ |
| Оборудование (за вычетом износа) | 1 800 000 ₽ | 1 890 000 ₽ |
| Депозит за аренду | 300 000 ₽ | 300 000 ₽ |
| Всего имущества | 2 580 000 ₽ | 2 579 669 ₽ |
| Долг по кредиту | 800 000 ₽ | 783 602 ₽ |
| Налог к уплате | 0 ₽ | 36 000 ₽ |
| Капитал собственника | 1 780 000 ₽ | 1 760 067 ₽ |
Капитал уменьшился на 19 933 ₽ — ровно на разницу между прибылью 80 067 ₽ и деньгами, которые забрал собственник, 100 000 ₽. Три отчёта сходятся друг с другом. Баланс отвечает на вопрос, который не видно в двух других: растёт ли то, чем вы владеете, или вы потихоньку проедаете бизнес. Как правильно забирать деньги и не проедать бизнес, разберём в отдельной главе этой части.
Как начать вести учёт
- Разделите деньги. Отдельный счёт и карта для бизнеса, личные траты — только переводом «собственнику». Без этого ни один отчёт не сойдётся.
- Заведите таблицу. Один лист — все операции: дата, сумма, статья, месяц, к которому относится. Статей 15–20, не больше: выручка, себестоимость, аренда, зарплата, взносы, налоги, кредит, оборудование, собственнику и несколько прочих.
- Вносите операции раз в неделю. Выгрузка из банка и кассы плюс наличные расходы. Полчаса в неделю — и учёт не превращается в многодневный разбор.
- Сводите три отчёта раз в месяц и проверяйте цепочку «прибыль → деньги». Не сходится — ищите операцию, пока не найдёте.
- Сравнивайте с планом. Отчёт ценен, когда рядом стоит план: выручка ниже на 15% — почему? Взять за основу можно шаблон финансовой модели в Excel из книги о франчайзинге — его структура подходит и для обычного бизнеса.
Программы учёта и онлайн-бухгалтерии умеют строить эти отчёты сами, если правильно разносить операции по статьям. Но начинать лучше с таблицы: так вы поймёте, откуда берётся каждая цифра. А если денег на счёте мало при хорошей прибыли — следующий шаг описан в главе о кассовом разрыве.