Первый сотрудник — момент, когда бизнес перестаёт быть только вашим делом. Появляются обязательства: зарплата каждые две недели, налоги и взносы, ответственность за чужую работу перед клиентом. Ошибка с первым наймом стоит дорого — и деньгами, и временем. Поэтому начнём с вопроса, кого нанимать, а уже потом — как оформлять.
Кого нанимать в первую очередь
Разделите все задачи бизнеса на три группы:
- Создание продукта и работа с клиентом. Бариста в кофейне, мастер в салоне, преподаватель в онлайн-школе. Без этих людей нет выручки — их нанимают первыми.
- Поддерживающие задачи. Бухгалтерия, уборка, ремонт оборудования, продвижение в соцсетях. Их можно отдать сторонним исполнителям и платить за результат или по часам.
- Управление. Закупки, расписание, контроль качества, найм. На старте это делаете вы.
Типичная ошибка — нанять управляющего до того, как собственник сам понял, как работает точка. Управляющий за 80–100 тысяч рублей в месяц на бизнес с выручкой в пару миллионов съедает почти всю прибыль, а решения всё равно принимаете вы.
| Бизнес | Минимальная команда на старте | Что отдать на аутсорс |
|---|---|---|
| Кофейня у дома, 7 дней в неделю | 2 бариста посменно + собственник на подмене | Бухгалтерия, уборка, ремонт кофемашины |
| Барбершоп на 3 кресла | 3–4 мастера, администратор или онлайн-запись | Бухгалтерия, продвижение, уборка |
| Онлайн-школа | 1–2 преподавателя, куратор | Монтаж, дизайн, реклама, техподдержка платформы |
Собственник на смене
Первые недели, а лучше месяц, стоит самому отработать на месте сотрудника: постоять за стойкой, принимать клиентов, закрывать кассу, принимать поставку. Это не экономия на зарплате, а самая быстрая учёба. Вы увидите, где очередь, какие вопросы задают гости, сколько на самом деле длится смена и что из стандартов не работает. Потом эти наблюдения превращаются в должностную инструкцию, чек-лист смены и вопросы на собеседовании.
Ещё один плюс — вы будете знать, как подменить сотрудника. В малом бизнесе кто-то обязательно заболеет в самый загруженный день, и если владелец не умеет делать работу сам, точка закрывается.
Штат, самозанятый или подрядчик
Оформить человека можно по-разному, и у каждого способа своя цена и свои риски.
| Трудовой договор | Самозанятый исполнитель | ИП или компания-подрядчик | |
|---|---|---|---|
| Что подходит | Регулярная работа по графику на вашем месте | Разовые задачи и проекты с результатом | Бухгалтерия, уборка, продвижение, ремонт |
| Взносы с вашей стороны | 30% по общему тарифу + травматизм | Нет, исполнитель платит 6% налога сам | Нет |
| Отпуск, больничный, гарантии | Да, по Трудовому кодексу | Нет | Нет |
| Главный риск | Стоимость и обязанности работодателя | Переквалификация в трудовые отношения | Зависимость от одного подрядчика |
Привлекать самозанятых законно, но только для того, что действительно похоже на услугу: сделать фотосъёмку, настроить рекламу, провести мастер-класс. Если человек работает по вашему графику, подчиняется правилам внутреннего распорядка, получает фиксированную сумму дважды в месяц и выполняет одну и ту же функцию, — это трудовые отношения, как бы ни назывался договор. Налоговая и трудовая инспекция ищут такие связи по своим данным: регулярные одинаковые выплаты, единственный заказчик, бывший сотрудник, ставший самозанятым. Кстати, доход от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения закон вообще не позволяет облагать налогом на профессиональный доход.
Если договор переквалифицируют, придётся доплатить НДФЛ и взносы с пенями, а ещё — штраф по статье 5.27 КоАП за неоформление трудового договора: для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, для компании — от 50 000 до 100 000 ₽, при повторном нарушении — до 40 000 ₽ и до 200 000 ₽ соответственно. Малым и микропредприятиям штраф обычно назначают в размере, установленном для ИП, а при первом нарушении его могут заменить предупреждением. Подробнее о самозанятости — в главе «Самозанятость (НПД)».
Как оформить сотрудника и сколько он стоит
Работника по трудовому договору оформляют так:
- Подписываете трудовой договор — не позднее трёх рабочих дней со дня, когда человек фактически приступил к работе. Лучше — до первой смены.
- Издаёте приказ о приёме и знакомите с правилами внутреннего распорядка, инструкциями по охране труда.
- Не позднее следующего рабочего дня после приказа подаёте в Социальный фонд сведения о приёме в форме ЕФС-1. По договору ГПХ с физлицом сведения подают не позднее следующего рабочего дня после его заключения.
- Для общепита, торговли продуктами и бьюти-услуг проверьте, что у сотрудника есть действующая медицинская книжка.
Теперь деньги. Зарплата не может быть ниже минимального размера оплаты труда: МРОТ в 2026 году — 27 093 ₽ (в регионе может быть свой, более высокий). Сверх зарплаты работодатель платит страховые взносы. С 2026 года большинство малых бизнесов платит их по общему тарифу 30%; пониженный тариф сохранился только для производства, ряда приоритетных отраслей и общепита при выполнении условий.
| Пример: зарплата 50 000 ₽ в месяц | Общий тариф | Общепит с пониженным тарифом |
|---|---|---|
| Взносы | 15 000 ₽ (30%) | 13 596 ₽ (30% с 40 639,50 ₽ и 15% с остатка) |
| Взнос на травматизм (0,2%) | 100 ₽ | 100 ₽ |
| Стоимость для работодателя | 65 100 ₽ | 63 696 ₽ |
| НДФЛ 13% (удерживается из зарплаты) | 6 500 ₽, на руки — 43 500 ₽ | |
Два бариста с такой зарплатой — это около 1,56 млн ₽ в год по общему тарифу. Эту сумму нужно заложить в расчёт ещё до открытия — см. главу «Расчёт на салфетке». ИП на УСН «доходы» с работниками может уменьшить налог на уплаченные взносы, но не больше чем наполовину.
Как искать и отбирать людей, мотивировать, обучать и делегировать — об этом подробно в части книги о команде. На старте достаточно трёх вещей: понятная инструкция смены, честный разговор о деньгах и графике на собеседовании и пробный день, оплаченный по договору.
Цифры в главе — на октябрь 2026 года. Ставки, лимиты и сроки меняются почти каждый год: перед решением сверьтесь с сайтом ФНС nalog.gov.ru или с бухгалтером.