Пока вы работаете один, кадровых документов нет. Как только появляется первый сотрудник по трудовому договору, бизнес становится работодателем — и с этого дня у него есть обязанности перед работником, Социальным фондом и налоговой. Хорошая новость: для малого бизнеса набор документов заметно короче, чем принято думать. Плохая — пропущенный срок или забытая форма почти всегда означают штраф. Эта глава — минимум, который нужен ИП и небольшому ООО.
Что оформить при приёме
Основной документ — трудовой договор в двух экземплярах: один у вас, второй у сотрудника. Его заключают не позднее трёх рабочих дней со дня, когда человек фактически вышел на работу. Как выбрать между трудовым договором и договором с исполнителем, разобрано в главе «Трудовой договор, ГПХ, самозанятый исполнитель».
Вместе с договором понадобятся:
- Согласие на обработку персональных данных. Паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты — это персональные данные, без согласия работать с ними нельзя.
- Ознакомление с локальными актами — до подписания договора, под подпись. Если актов нет (см. ниже), нечего и подписывать.
- Сведения о трудовой деятельности. С 2021 года тем, кто устраивается впервые, бумажную трудовую книжку не заводят — стаж ведётся в электронном виде. Тем, у кого бумажная книжка осталась, запись вносят как раньше.
Приказ о приёме с ноября 2021 года издавать не обязательно: приём оформляется трудовым договором. Многие продолжают выпускать приказ по привычке — это не ошибка, но и не требование. Личная карточка (форма Т-2) по закону тоже не обязательна, решает работодатель. А вот увольнение по-прежнему оформляют приказом.
Что микропредприятию можно не принимать
Крупная компания живёт с десятком локальных актов: правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, о премировании, графики сменности. Микропредприятие — до 15 человек и до 120 млн ₽ дохода — по статье 309.2 Трудового кодекса может полностью или частично от них отказаться. Условие одно: всё, что регулировали бы эти акты, должно быть прописано в трудовых договорах. Для новых сотрудников договор в таком случае заключают по типовой форме, которую утвердило правительство.
Для кофейни на пять человек это удобно: режим работы, порядок выплаты зарплаты и премий, отпуска — прямо в договоре, без отдельной папки положений. Чего этот путь не отменяет:
- учёт рабочего времени — табель в любой удобной форме, особенно важен при сменном графике;
- график отпусков — его утверждают не позднее чем за две недели до начала года; если сомневаетесь, нужен ли он именно вам, уточните у кадровика;
- расчётные листки — работник получает их при каждой выплате зарплаты.
Отчётность и сроки 2026 года
Отчётность за сотрудников идёт в два адреса: в налоговую (НДФЛ и взносы) и в Социальный фонд (стаж и взносы на травматизм). Основные сроки:
| Что | Куда | Когда |
|---|---|---|
| ЕФС-1 о приёме и увольнении | Социальный фонд | Не позднее следующего рабочего дня после приказа или договора |
| ЕФС-1 о переводах и других кадровых событиях | Социальный фонд | До 25-го числа следующего месяца |
| Персонифицированные сведения о выплатах | Налоговая | Ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца |
| Расчёт по страховым взносам (РСВ) | Налоговая | Ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала |
| 6-НДФЛ | Налоговая | Ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала; годовой — до 25 февраля |
| ЕФС-1 о стаже и взносах на травматизм | Социальный фонд | Ежеквартально (взносы на травматизм) и годовой — до 25 января |
Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день: например, РСВ за девять месяцев 2026 года — до 26 октября. Кроме отчётов, ежемесячно подают уведомления о начисленном НДФЛ и взносах и платят их через единый налоговый счёт — подробнее в главе о бухгалтерии.
Электронный кадровый документооборот
Договоры, приказы, заявления на отпуск можно вести в электронном виде. Это добровольно: работодатель решает, какие документы переводить, а работник вправе согласиться или отказаться — кроме тех, кто принят после 31.12.2021 и не имел стажа на эту дату: для них согласие не требуется. Электронную подпись для сотрудника работодатель обеспечивает за свой счёт, и её отсутствие не может быть причиной отказать в приёме. Кадровый ЭДО не распространяется на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда. Для бизнеса с несколькими точками и сменными сотрудниками он экономит часы на подписаниях; для пяти человек в одном зале бумага пока проще.
Воинский учёт и охрана труда
Воинский учёт обязаны вести организации, у которых работает хотя бы один военнообязанный или призывник. Индивидуальные предприниматели вести воинский учёт работников не обязаны, но при приёме, как и все работодатели, просят документы воинского учёта (ст. 65 ТК). Правила в 2025–2026 годах менялись — электронный реестр, сроки сообщений в военкомат, — поэтому у ООО порядок стоит сверить с актуальной редакцией или поручить кадровому сервису.
Охрана труда начинается с первого сотрудника, и размер бизнеса её не отменяет. Минимум: вводный и первичный инструктажи до начала работы, обучение по охране труда по правилам, которые утвердило правительство, инструкции по профессиям, специальная оценка условий труда рабочих мест. В небольшой компании функции специалиста по охране труда может взять на себя сам руководитель или ИП либо сторонняя организация по договору. Для бьюти и общепита сюда добавляются медосмотры и медкнижки.
Сколько хранить
Кадровые документы — договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки, документы о зарплате — для созданных после 2003 года хранят 50 лет. Звучит избыточно, но через двадцать лет бывший бариста придёт за справкой для пенсии, и отвечать будете вы. Если ООО ликвидируют, документы по личному составу передают в архив. Храните их в отдельной папке или в сервисе с резервной копией, а не в ящике стола в подсобке.
Кадровый минимум закрывается один раз: шаблоны договоров, согласий и инструкций, календарь сроков и сервис, который отправляет отчёты. Дальше это рутина на полчаса в месяц. Важнее не забывать о людях за документами — о том, как ввести новичка в работу, следующая глава об адаптации.
Цифры в главе — на октябрь 2026 года. Ставки, лимиты и сроки меняются почти каждый год: перед решением сверьтесь с сайтом ФНС nalog.gov.ru или с бухгалтером.