Касса, маркировка и ЕГАИС — три системы, через которые государство видит ваши продажи. Касса передаёт в налоговую каждый чек, маркировка отслеживает каждую единицу товара, ЕГАИС — алкоголь. Ошибка в любой из них обходится дороже, чем само оборудование, поэтому разберитесь с ними до открытия, а не после первой проверки.
Кому нужна онлайн-касса
По закону № 54-ФЗ кассу применяют организации и ИП при расчётах с покупателями — наличными, картой, по QR-коду, через сайт. Касса формирует чек и через оператора фискальных данных (ОФД) сразу передаёт его в ФНС.
Без кассы можно работать только в случаях, которые прямо названы в законе. Список закрытый: если вашего случая в нём нет — касса нужна. Основные исключения:
- Самозанятые (НПД), в том числе ИП на НПД, — они не применяют кассу, а формируют чек в приложении «Мой налог».
- ИП на патенте с видами деятельности из отдельного перечня закона (часть бытовых услуг, присмотр за детьми и другие), если выдают покупателю документ с реквизитами чека. Розница и общепит на патенте кассу применяют.
- Отдельные виды торговли: газеты и журналы в киосках, разносная торговля непродовольственными товарами, продажа мороженого, разливных напитков и молока в киосках, торговля на рынках и ярмарках при определённых условиях.
- Отдалённые и труднодоступные местности из перечня, который утверждает регион, — с выдачей документа о расчёте по требованию покупателя.
- Безналичные расчёты между компаниями и ИП — кроме оплаты картой при личном присутствии.
Отдельно: выплата зарплаты, подотчётных денег и оплата по договорам с физлицами кассы не требуют.
Что нужно, чтобы касса заработала
- Касса из реестра ФНС. Проверьте модель в реестре на сайте налоговой. Подойдёт простая касса, смарт-терминал или облачная касса для интернет-магазина.
- Фискальный накопитель — чип, где хранятся чеки. Бывает на 15 и на 36 месяцев; какой нужен, зависит от режима налогообложения и вида деятельности. Например, при продаже подакцизных товаров и в сезонном бизнесе — на 15 месяцев.
- Договор с ОФД — оператором, который передаёт чеки в налоговую. Платится ежегодно.
- Регистрация в ФНС — через личный кабинет на сайте налоговой, через ОФД или Госуслуги. Госпошлины нет.
- Кассовая программа и товарный справочник — с названиями товаров: в чеке должна быть номенклатура, а не «товар 1».
Ориентир по деньгам: простая касса с накопителем стоит десятки тысяч рублей, ОФД — несколько тысяч в год, плюс обновления и обслуживание. Для сезонного бизнеса кассу можно взять в аренду. Точные цены — у поставщиков, они заметно различаются.
Важно указать в настройках кассы правильную систему налогообложения: неверный режим в чеке — тоже нарушение.
Маркировка «Честный знак»: какие товары и что делать
Маркировка — это уникальный код на каждой единице товара. Его наносит производитель или импортёр, а магазин при продаже сканирует код на кассе, и система «Честный знак» видит, что товар выбыл из оборота. Торговать маркированным товаром без регистрации в системе и без подходящей кассы нельзя.
Маркировка давно обязательна для табака, обуви, одежды и текстиля, духов, шин, фотоаппаратов, молочной продукции, упакованной воды, пива и слабоалкогольных напитков, БАДов, антисептиков, части медицинских изделий и других групп. В 2026 году обязательные этапы ввели ещё для нескольких групп. По данным календаря маркировки МоегоСклада:
| Группа | Что меняется в 2026 году для розницы |
|---|---|
| Моторные масла | с 1 апреля — продажа с передачей кодов через кассу |
| Косметика и бытовая химия | с 1 июля — вывод из оборота при продаже в рознице |
| Спортивное питание | с 1 сентября — запрет продажи немаркированных остатков |
| Детские игрушки | с 1 сентября — передача продаж через кассу, запрет немаркированного товара |
| Бакалея (чипсы, соусы, специи) | с 1 сентября — вывод из оборота через кассу |
| Консервы | с 1 октября — передача сведений о продаже |
| Строительные материалы | с 1 декабря — передача продаж через кассу |
| Радиоэлектроника | с 1 декабря — запрет продажи немаркированного товара |
Сроки и состав групп регулярно уточняются, поэтому перед открытием проверьте свой ассортимент на сайте «Честного знака» — там есть перечень и календарь.
Что сделать рознице
- зарегистрироваться в «Честном знаке» (нужна электронная подпись);
- подключить электронный документооборот: поставщик передаёт товар с кодами через УПД, а вы подтверждаете приёмку;
- настроить кассу и сканер 2D-кодов;
- промаркировать остатки, если на момент старта обязательной маркировки у вас лежит старый товар.
Для части групп касса перед продажей проверяет код онлайн и не даёт продать товар с ошибкой, просроченный или выведенный из оборота. Это защищает и вас: покупатель не унесёт товар, который вам не следовало продавать.
ЕГАИС: если продаёте алкоголь или пиво
ЕГАИС — государственная система учёта алкоголя. Розничная продажа крепкого алкоголя требует лицензии и полного учёта в ЕГАИС. Пиво и слабоалкогольные напитки продают без лицензии, но закупки всё равно подтверждают в ЕГАИС: поставщик отправляет электронную накладную, магазин её принимает. Пиво к тому же маркируется, поэтому при продаже код сканируется на кассе. В кафе и барах учёт зависит от того, есть ли продажа навынос, — уточните у поставщика оборудования или бухгалтера, какие действия обязательны именно для вашего формата. Штрафы за нарушения в обороте алкоголя одни из самых высоких для малого бизнеса, вплоть до конфискации продукции. Подробнее о лицензиях — в главе «Лицензии, уведомления, СЭС и пожарные».
Штрафы и как их избежать
| Нарушение (ст. 14.5 КоАП) | ИП | Организация |
|---|---|---|
| Касса не применена, чек не пробит | ¼–½ суммы расчёта, не меньше 10 000 ₽ | ¾–1 суммы расчёта, не меньше 30 000 ₽ |
| Повторно, если сумма расчётов от 1 млн ₽ | приостановка деятельности до 90 суток | |
| Чек не выдан покупателю | предупреждение или 2 000 ₽ | предупреждение или 10 000 ₽ |
| Нарушен порядок регистрации или применения кассы | предупреждение или 1 500–3 000 ₽ | предупреждение или 5 000–10 000 ₽ |
Если вы сами нашли ошибку — забыли пробить чек, указали не тот режим, — пробейте чек коррекции до того, как её обнаружит налоговая. Добровольное исправление освобождает от штрафа за неприменение кассы. Малый бизнес при первом нарушении, не причинившем вреда, обычно получает предупреждение вместо штрафа.
Порядок перед открытием простой: проверить, нужна ли касса, проверить, маркируются ли товары, зарегистрироваться в нужных системах и настроить кассу на правильный режим налогообложения. Какой режим выбрать, — в главе «Налоговые режимы для малого бизнеса: как выбрать».
Цифры в главе — на октябрь 2026 года. Ставки, лимиты и сроки меняются почти каждый год: перед решением сверьтесь с сайтом ФНС nalog.gov.ru или с бухгалтером.