Склад малого бизнеса — это часто полка в подсобке и тетрадка с остатками. Но через эту полку проходит треть выручки, а то и больше. Закупили слишком много — деньги лежат в коробках, часть испортится. Слишком мало — в субботу закончилось молоко, и гости ушли к соседям. Управлять запасами можно без сложных систем, если знать несколько формул и завести пару привычек.
Оборачиваемость: сколько дней лежат деньги
Главный показатель склада — оборачиваемость: сколько раз за период запас «прокручивается» через продажи.
Оборачиваемость = себестоимость продаж за период ÷ средний запас. Срок оборота в днях = дней в периоде ÷ оборачиваемость.
Пример: кофейня продаёт в месяц на 1,2 млн ₽, себестоимость — 32%, то есть 384 000 ₽. Средний запас на складе — 128 000 ₽. Оборачиваемость — 3 раза в месяц, запас лежит в среднем 10 дней. Если без потери продаж снизить средний запас до 96 000 ₽, срок оборота сократится до 7,5 дня, а из оборота освободится 32 000 ₽ — это деньги на счёте, а не на полке.
Нормы оборачиваемости зависят от товара: у свежего молока и выпечки — дни, у кофе в зерне — пара недель, у сувениров и посуды — месяцы. Сравнивайте не с соседями, а со своим прошлым периодом.
Точка заказа и страховой запас
Чтобы не заказывать «на глазок», для ключевых позиций считают точку заказа — уровень остатка, при котором пора делать новый заказ.
Точка заказа = средний расход в день × срок поставки в днях + страховой запас.
Кофейня расходует в среднем 3 кг зерна в день. Поставщик привозит через 4 дня после заказа. Страховой запас решили держать на 2 дня — на случай задержки или наплыва гостей: 3 × 2 = 6 кг. Точка заказа: 3 × 4 + 6 = 18 кг. Как только на складе остаётся 18 кг, бариста отправляет заявку. Сколько заказывать — зависит от минимальной партии, условий доставки и срока годности: обычно на неделю-две вперёд.
Страховой запас увеличивают, если поставщик ненадёжен или спрос сильно скачет, и уменьшают для скоропортящегося товара. Как выбрать надёжного поставщика и договориться об отсрочке — в главе о поставщиках.
ABC-анализ: что контролировать строже
Позиции на складе неравноценны. ABC-анализ делит их на три группы по доле в закупках: A — те, что вместе дают около 80% затрат, B — следующие примерно 15%, C — остальное. Пример месячных закупок кофейни (условно):
| Позиция | Закупки в месяц | Доля | Накопленная доля | Группа |
|---|---|---|---|---|
| Кофе в зерне | 150 000 ₽ | 39,1% | 39,1% | A |
| Молоко | 90 000 ₽ | 23,4% | 62,5% | A |
| Выпечка от поставщика | 70 000 ₽ | 18,2% | 80,7% | A |
| Сиропы | 22 000 ₽ | 5,7% | 86,5% | B |
| Стаканы и крышки | 20 000 ₽ | 5,2% | 91,7% | B |
| Чай | 12 000 ₽ | 3,1% | 94,8% | B |
| Десерты в упаковке | 11 000 ₽ | 2,9% | 97,7% | C |
| Расходники | 9 000 ₽ | 2,3% | 100% | C |
Три позиции из восьми дают больше 80% закупок. По ним — точка заказа, еженедельный пересчёт, сравнение цен у поставщиков. По группе C хватит простого правила «заказываем раз в месяц, держим одну упаковку про запас».
Инвентаризация и списания
Разница между тем, что должно быть по учёту, и тем, что есть на полке, — это потери: порча, бой, ошибки в рецептуре, иногда воровство. Без инвентаризации их не видно. Удобный ритм:
- Группа A — пересчёт раз в неделю, лучше в конце смены перед заказом.
- Весь склад — раз в месяц, двумя людьми, по распечатанному списку.
- Списания — каждое записывают в журнал с причиной: истёк срок, брак, бой, проба. Раз в месяц смотрите итог по причинам.
Потери в 1–3% закупок — обычное дело для общепита, но если они выросли до 5–6%, ищите причину: перезаказ скоропорта, неправильное хранение, нарушение техкарт. Как потери влияют на себестоимость и прибыль, разобрано в главе о себестоимости.
Типичные ошибки в закупках
- Брать объём ради скидки. Скидка 5% за двойную партию не окупается, если половина товара пролежит месяц или испортится. Считайте, сколько денег вы замораживаете и на сколько.
- Один поставщик на ключевую позицию. Если зерно или молоко привозит только один поставщик, любая его задержка останавливает продажи. Держите запасной вариант хотя бы для группы A.
- Заказывать по ощущениям. «Вроде заканчивается» — путь к перезаказу перед праздниками и нехватке в будни. Точка заказа и журнал расхода дают точнее.
- Не учитывать сезонность. Летом растёт спрос на холодные напитки и лёд, зимой — на горячие. Пересматривайте нормы раз в сезон.
- Не сверять цены. Закупочные цены растут постепенно, и без сравнения раз в квартал маржа незаметно тает.
Хорошая привычка — раз в месяц смотреть три цифры: оборачиваемость, долю списаний и изменение закупочных цен по группе A. Это занимает полчаса, а экономит десятки тысяч рублей в год.
Маркированный товар на складе
Если вы продаёте маркированные товары — молочную продукцию, воду, одежду, обувь и другие группы, — склад становится частью системы «Честный знак». Товар принимают по электронным документам через ЭДО, а при списании брака или просрочки его нужно вывести из оборота в системе, а не просто выбросить. Иначе остатки в «Честном знаке» не сойдутся с реальными, и при проверке это станет проблемой. Подробнее о том, какие группы товаров маркируются, — в главе об онлайн-кассе и маркировке.
Когда ручной учёт в тетради начинает отнимать больше часа в день или расхождения становятся постоянными, пора переходить на программу учёта товара — как выбрать её и внедрить, разобрано в главе о CRM и автоматизации.