Поставщик влияет на бизнес сильнее, чем кажется на старте. От него зависят себестоимость, качество продукта, наличие товара на полке и даже то, сколько денег у вас заморожено в запасах. Кофейня, которая осталась без зерна в пятницу вечером, теряет не только выручку выходных, но и часть постоянных гостей. Поэтому поставщиков выбирают так же внимательно, как помещение.
Где искать
Не останавливайтесь на первом найденном варианте. Соберите список из пяти–десяти компаний по каждой ключевой позиции и только потом сравнивайте.
- Поиск и карты. Запросы вида «поставщик кофейного зерна оптом + город» дают и производителей, и дистрибьюторов. На картах видно, есть ли склад рядом с вами.
- Отраслевые выставки и ярмарки. За один день можно поговорить с двадцатью поставщиками, попробовать продукт и получить выставочные условия.
- B2B-площадки и оптовые разделы маркетплейсов. Удобно для небольших партий и сравнения цен.
- Коллеги по нише в других городах. Владелец барбершопа из соседнего региона не конкурент — он охотно расскажет, у кого берёт косметику и с кем были проблемы.
- Профильные чаты и сообщества предпринимателей. Там быстрее всего узнают о срывах поставок и недобросовестных компаниях.
Отдельно решите, с кем работать: с производителем или с дистрибьютором. У производителя ниже цена, но выше минимальная партия и строже условия. Дистрибьютор дороже, зато привезёт небольшой объём, даст отсрочку и соберёт в одну поставку товары разных марок.
Как сравнивать предложения
Цена за килограмм или за упаковку — только одна строка. Сравнивайте полную стоимость и условия:
| Условие | Что уточнить |
|---|---|
| Цена | С НДС или без; как часто меняется; фиксируется ли на срок договора |
| Минимальная партия | Сколько денег уйдёт в запас и сколько места он займёт |
| Доставка | Бесплатная от какой суммы, график, время привоза, разгрузка |
| Оплата | Предоплата, оплата по факту или отсрочка; на сколько дней |
| Возврат и брак | Как фиксируется брак, в какой срок принимают претензию, кто платит за обратную доставку |
| Документы | Сертификаты и декларации соответствия, работа через ЭДО, маркировка |
Обязательно возьмите пробную партию или образцы. Для кофейни это пачка зерна каждого сорта и тестовая заварка, для салона — пробники материалов, на которых мастер поработает неделю. Решение «по прайсу» без пробы — частая причина смены поставщика через месяц.
Как проверить компанию за полчаса
Перед первой оплатой, особенно если поставщик просит предоплату, проверьте его по открытым государственным источникам. Всё бесплатно:
- ЕГРЮЛ / ЕГРИП (egrul.nalog.ru) — компания действует, не в процессе ликвидации, дата регистрации, руководитель, адрес. Компания, созданная два месяца назад, с крупным оптовым прайсом — повод насторожиться.
- «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru) — налоговый режим, среднесписочная численность, нет ли долгов по налогам и признаков недостоверности сведений.
- Бухгалтерская отчётность (bo.nalog.ru) — выручка и прибыль у компаний на ООО. Оптовик с выручкой в несколько сотен тысяч рублей в год вряд ли закроет ваши объёмы.
- Картотека арбитражных дел (kad.arbitr.ru) — смотрите, в каких делах компания ответчик: десятки исков от покупателей за непоставку говорят сами за себя.
- Федресурс (fedresurs.ru) — нет ли сообщений о банкротстве; банк данных ФССП — нет ли крупных долгов у приставов.
Плюс живая проверка: отзывы, звонок другим клиентам поставщика, а для крупного контракта — визит на склад. Тем же списком можно проверять и арендодателя, и подрядчика по ремонту.
Договор, документы и ЭДО
С постоянным поставщиком заключают договор поставки. Устные договорённости с менеджером уходят вместе с менеджером, а договор остаётся. Что в нём должно быть:
- порядок заказа (заявка в мессенджере, в личном кабинете, по почте) и срок поставки после заявки;
- цена или порядок её изменения — например, с предупреждением за 30 дней;
- условия оплаты и отсрочки;
- приёмка: как фиксируется недостача и брак, в какой срок можно предъявить претензию;
- ответственность за срыв сроков — неустойка или право отказаться от поставки;
- порядок расторжения.
Отсрочку платежа новичку обычно дают не сразу: первые две–три поставки идут по предоплате, затем поставщик открывает отсрочку на одну–две недели. Отсрочка — это бесплатный кредит: пока вы продаёте товар, деньги поставщику ещё не ушли. Поэтому о ней стоит договариваться с самого начала и фиксировать в договоре.
Документ, который подтверждает поставку, — чаще всего универсальный передаточный документ (УПД). Его удобнее получать через систему электронного документооборота (ЭДО): документы не теряются, подписываются за минуту и сразу видны бухгалтеру. Если вы торгуете маркированными товарами, ЭДО обязательно — без электронного УПД товар не перейдёт на ваш баланс в системе «Честный знак». Подробнее — в главе об онлайн-кассе и маркировке.
Запасной поставщик
Поставщики закрываются, меняют ассортимент, срывают сроки в сезон, поднимают цены. Если у вас один поставщик на ключевую позицию, любой из этих сценариев останавливает бизнес. Правило простое: для всего, без чего вы не работаете, — зерно, молоко, основные расходники, ходовой товар — держите второго поставщика. Не на бумаге, а реального: сделайте у него хотя бы одну небольшую закупку, чтобы иметь договор, контакт менеджера и понимание сроков.
Ещё одна страховка — небольшой резервный запас самых критичных позиций. Сколько держать, зависит от срока поставки и срока годности: для зерна это запас на одну–две недели, для одноразовых стаканов — на месяц. Всё сверх этого — замороженные деньги, которые пригодились бы на рекламу или подушку. Бюджет первого запаса закладывают в стартовые расходы — см. главу о стартовом бюджете.
Работа с поставщиками — часть плана запуска: первые договоры подписывают за три–четыре недели до открытия, пробные партии берут ещё раньше. Как разложить это по неделям, — в главе «План запуска на 90 дней».