В главе об управленческом учёте мы разобрали три отчёта, которых достаточно владельцу малого бизнеса, на примере одной кофейни. Этот шаблон — те же три отчёта готовой таблицей на год по месяцам. Январь в ней заполнен цифрами из главы, чтобы было видно, как всё связано.
ExcelУправленческий учёт: ДДС, ОПиУ, балансExcel на 12 месяцев: движение денег, прибыли и убытки, баланс, сверка и проверка. Открывается в Excel, Google Таблицах и LibreOfficeXLSX, 23 КБСкачатьЧто внутри файла
- «ДДС» — движение денег: остаток на начало месяца, поступления (от покупателей, кредит, вклад собственника), выплаты по статьям, остаток на конец. Внизу — сверка «прибыль → деньги».
- «ОПиУ» — отчёт о прибылях и убытках: выручка, себестоимость, валовая прибыль, операционные расходы, EBITDA, амортизация, проценты, налог, чистая прибыль и рентабельность по каждой ступени.
- «Баланс» — на конец каждого месяца: деньги, запасы, оборудование, депозиты, долги по кредиту, поставщикам и налогу, капитал собственника — и проверка, что три отчёта сходятся.
- «Справочник статей» — куда относить типовые операции: оплату картой, эквайринг, платёж по кредиту, покупку оборудования, деньги себе.
- «Как пользоваться» — инструкция и обозначения.
Как вести учёт по шаблону
- Один раз — остатки на начало года. На листе «Баланс» в жёлтом столбце впишите деньги на счёте и в кассе, запасы, оборудование за вычетом износа, депозиты, долг по кредиту. Капитал посчитается сам.
- Раз в неделю — ДДС. Выгрузка из банка и кассы, каждая операция — в свою статью. Выплаты вносятся положительными числами, знак учитывается в итогах. Что куда относить — на листе «Справочник статей».
- Раз в месяц — ОПиУ. Доходы и расходы, которые относятся к месяцу, даже если оплачены раньше или позже: налог — начисленный за месяц, амортизация — часть стоимости оборудования (в примере 1,8 млн ₽ на 5 лет — 30 000 ₽ в месяц).
- Проверка. Посмотрите строку «Три отчёта сходятся?» на балансе и строку «Не объяснено» в сверке на листе ДДС.
Главное условие, без которого ни один отчёт не сойдётся, — отдельный счёт для бизнеса. Личные траты только переводом «собственнику».
Как читать пример января
| Отчёт | Итог января |
|---|---|
| ОПиУ: чистая прибыль | 80 067 ₽ (6,7% выручки) |
| ДДС: денег за месяц | −126 331 ₽, остаток 273 669 ₽ |
| Баланс: капитал собственника | 1 780 000 → 1 760 067 ₽ |
Прибыль есть, а денег стало меньше — и сверка на листе ДДС раскладывает разницу по строкам: плюс амортизация 30 000 ₽, плюс начисленный, но не уплаченный налог 36 000 ₽, минус рост запасов 36 000 ₽, минус погашение долга 16 398 ₽, минус новая кофемолка 120 000 ₽, минус 100 000 ₽ собственнику. Итог сверки равен движению денег, строка «Не объяснено» — ноль. Капитал уменьшился на 19 933 ₽: собственник забрал больше, чем бизнес заработал за месяц. Как забирать деньги, не проедая бизнес, — в главе о деньгах собственника.
Если не сходится
- «Не сходится» на балансе — операция попала в один отчёт и не попала в другой. Чаще всего это выручка, внесённая в ОПиУ, но не в ДДС, или покупка оборудования, записанная расходом вместо статьи «Покупка оборудования».
- «Не объяснено» в сверке не ноль — расходы оплачены не в том месяце, к которому относятся: зарплата за декабрь выдана в январе, аренда внесена авансом. Это нормально, если вы знаете причину.
- Запасы на балансе расходятся с инвентаризацией — шаблон считает их как «было + оплачено поставщикам + рост долга поставщикам − себестоимость». Разница с фактом — это потери, списания или ошибка в себестоимости.
Когда отчёты начнут сходиться месяц за месяцем, поставьте рядом план из финансовой модели и смотрите отклонения. Какие цифры стоит выносить на еженедельную панель, разобрано в главе о показателях бизнеса.