ЭДО нужен почти каждому бизнесу, который работает не только с розничными покупателями. Поставщики присылают через него накладные и УПД, сети и маркетплейсы требуют его от поставщиков, а при торговле маркированными товарами без ЭДО нельзя даже принять товар на склад.
Для франчайзи ЭДО часто становится частью стандарта сети: закупки у франчайзера или его поставщиков идут по электронным документам, а бухгалтерия получает их в учётную программу без ручного ввода.
Как это работает
Компания выбирает оператора ЭДО из списка, который ведёт ФНС, и подключается к его сервису или к модулю в учётной программе. Документ формируется в утверждённом формате, подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) и уходит контрагенту. Тот подписывает его со своей стороны, и документ получает ту же юридическую силу, что бумага с подписью и печатью.
Если у контрагента другой оператор, документы ходят через роуминг между операторами. Руководитель подписывает документы своей КЭП, а сотрудникам нужна своя подпись и машиночитаемая доверенность от компании.
Где ЭДО обязателен
- Маркированные товары. Передачу товара между участниками оборота оформляют УПД через ЭДО, и данные из него попадают в «Честный знак».
- Прослеживаемые товары. Счета-фактуры и документы по ним выставляют только в электронном виде.
- Отчётность. Декларации по НДС подают в налоговую только через оператора ЭДО.
В остальных случаях ЭДО добровольный, но обе стороны должны договориться о нём — обычно это пункт в договоре или в оферте.
Чем ЭДО отличается от отправки скана
Скан акта по почте — это копия. Для налоговой и суда нужен оригинал, поэтому бумагу всё равно придётся отправить. Документ в ЭДО и есть оригинал: он подписан КЭП, у него есть время отправки и подтверждение получения. Его не нужно распечатывать и хранить в папке.
Частые ошибки
- Подключить ЭДО, но не настроить роуминг. Документы от поставщика с другим оператором не доходят.
- Не заходить в сервис неделями. Непринятый УПД по маркированному товару означает, что товар не числится за вами, и продать его нельзя.
- Дать сотруднику подписывать документы без доверенности или подписью руководителя.
- Подписать документ с расхождениями вместо того, чтобы отказать в подписи или оформить корректировку.
Что сделать предпринимателю
- Получите КЭП руководителя в удостоверяющем центре ФНС.
- Спросите у ключевых поставщиков и франчайзера, каким оператором они пользуются, — так проще избежать проблем с роумингом.
- Если продаёте товары с маркировкой, подключите ЭДО до первой поставки.
- Назначьте ответственного, который каждый день принимает и подписывает входящие документы.