Инвентаризация нужна любому бизнесу, где есть товар, продукты или расходники: магазину, кофейне, салону красоты с запасом косметики. Без неё владелец знает остатки только «по программе», а реальные потери — воровство, порча, ошибки на кассе и приёмке — копятся незаметно и съедают прибыль.
Особенно важна регулярная проверка, когда владелец сам не стоит за прилавком, а управляет точкой через администратора, и при смене сотрудника, отвечающего за склад.
Как провести и посчитать результат
- Остановите приёмку и перемещения товара на время пересчёта, закройте документы.
- Распечатайте или выгрузите остатки по учёту, но счётчикам их не показывайте.
- Пересчитайте фактическое наличие, лучше вдвоём: один считает, второй записывает.
- Сравните факт с учётом по каждой позиции и выясните причины расхождений.
Пример: по учёту в магазине товара на 800 000 рублей в закупочных ценах, по факту — на 776 000. Недостача 24 000 рублей, это 3 % запаса. Если такая недостача повторяется каждый месяц, за год магазин теряет 288 000 рублей — сопоставимо с месячной прибылью небольшой точки.
Полная и выборочная инвентаризация
| Полная | Выборочная | |
|---|---|---|
| Что проверяют | Весь товар и имущество | Отдельные группы или позиции |
| Как часто | Раз в квартал или год, при смене ответственного | Еженедельно или ежемесячно |
| Зачем | Точные остатки и итоговая картина | Быстро ловить потери в рискованных товарах |
Для выборочных проверок удобно взять самые дорогие и ходовые позиции по ABC-анализу, а также то, что легко унести или испортить: алкоголь, кофе в зёрнах, молочные продукты.
Когда инвентаризация обязательна
Для организаций, которые ведут бухгалтерский учёт, порядок с 1 апреля 2025 года задаёт стандарт ФСБУ 28/2023. Обязательно проверять имущество перед составлением годовой отчётности, при реорганизации и ликвидации, а также в других случаях из стандарта, например при смене материально ответственного лица. ИП бухучёт вести не обязаны, поэтому для них правило не обязательное, но для собственного контроля проверка нужна не меньше.
Частые ошибки
- Поручать пересчёт тому же сотруднику, который отвечает за остатки.
- Принимать товар во время пересчёта и получать неверный результат.
- Списывать расхождения без разбора причин.
- Проверять раз в год: за это время невозможно понять, когда и почему возникла недостача.
Как это связано с франшизой
Во многих сетях порядок и периодичность инвентаризации прописаны в стандартах, а результаты сравнивают между точками. Если у вашей точки недостача заметно выше, чем у соседних, это повод проверить приёмку, кассу и персонал. Регулярная проверка помогает держать оборачиваемость запасов под контролем и опирается на управленческий учёт. Подробнее — в главе «Закупки и склад».