Договор с ОФД заключают одновременно с покупкой онлайн-кассы: без него кассу нельзя нормально зарегистрировать и использовать. Чаще всего о нём вспоминают дважды — при открытии точки и когда истекает оплаченный срок обслуживания и касса перестаёт отправлять чеки.
Для владельца нескольких точек или франчайзи ОФД полезен и как бесплатная аналитика: в его кабинете видно выручку, средний чек и каждую продажу без звонков администраторам.
Как это работает
- Кассир пробивает чек, фискальный накопитель внутри кассы подписывает его.
- Касса через интернет отправляет чек оператору фискальных данных.
- ОФД проверяет и сохраняет данные, подтверждает получение кассе и передаёт их в ФНС.
- Покупатель может проверить чек в приложении налоговой, а владелец — увидеть его в кабинете ОФД.
Если касса долго не получает подтверждения от ОФД, через 30 дней фискальный накопитель блокируется и пробивать чеки становится нельзя. Поэтому перебои со связью и просроченный договор нужно устранять быстро.
Сколько стоит и как выбрать
Работать можно только с оператором из реестра ФНС. Обслуживание платное, тарифы считают за одну кассу на год, обычно это несколько тысяч рублей; при оплате на несколько лет вперёд выходит дешевле. При выборе сравнивайте не только цену, но и кабинет: отчёты по точкам, выгрузку в учётную программу, уведомления о сбоях.
ОФД можно сменить: заключить договор с новым оператором и перерегистрировать кассу в кабинете налоговой, фискальный накопитель при этом не меняют.
Когда можно без ОФД
Без оператора работают только в отдалённых местностях без связи — их перечень утверждают регионы. Касса там работает автономно, а данные попадают в налоговую с фискального накопителя при его замене. Во всех остальных случаях договор с ОФД обязателен.
ОФД и маркировка
При продаже товаров с маркировкой в чек попадает код каждой единицы, и данные о выбытии через ОФД доходят до «Честного знака». Для многих товарных групп касса перед продажей ещё и проверяет код в системе маркировки, и без стабильной связи такую продажу провести сложнее. Подробнее о связке кассы и маркировки — в главе об онлайн-кассе и маркировке.
Частые ошибки
- Не продлить договор вовремя. Касса копит неотправленные чеки, а потом блокируется.
- Выбрать оператора не из реестра ФНС.
- Не проверять кабинет: чеки, «зависшие» без отправки, видно сразу, а не через месяц.
- Сменить ОФД, но не перерегистрировать кассу в налоговой.