ЕФС-1 появляется у предпринимателя вместе с первым сотрудником. Даже если в штате один бариста или вы платите курьеру по договору ГПХ, Социальный фонд должен узнать о нём вовремя. Форма одна, но её части сдают в разные сроки, и путаница со сроками — самая частая причина штрафов.
Кто сдаёт
Все работодатели — организации и ИП, у которых есть работники по трудовому договору или исполнители по ГПХ. ИП без работников ЕФС-1 не сдаёт. Компании, у которых застрахованных 10 и меньше, могут подавать форму на бумаге, при 11 и больше — только в электронном виде с квалифицированной подписью.
Разделы и сроки в 2026 году
| Что подают | Срок |
|---|---|
| Приём и увольнение по трудовому договору (подраздел 1.1) | не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| Заключение и прекращение договора ГПХ (подраздел 1.1) | не позднее следующего рабочего дня |
| Перевод и другие кадровые события | до 25 числа следующего месяца |
| Стаж за 2025 год (подраздел 1.2) | до 26 января 2026 года — 25 января выпало на воскресенье |
| Взносы на травматизм (раздел 2) | до 27 апреля, 27 июля и 26 октября 2026 года, за 2026 год — до 25 января 2027 года |
С 30 декабря 2025 года действует форма в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462: разделы и подразделы те же, добавлены новые коды и расширен перечень кодов должностей.
Как это работает с ГПХ
Если вы заключили с обычным человеком договор на ремонт помещения, сведения о начале договора подают на следующий рабочий день, а о его окончании — на следующий рабочий день после того, как договор прекратился. По таким договорам платят страховые взносы и удерживают НДФЛ. С самозанятыми и ИП по ГПХ сведения в ЕФС-1 не подают: они платят за себя сами.
Чем отличается от РСВ
ЕФС-1 сдают в Социальный фонд: в ней кадровые события, стаж и взносы на страхование от несчастных случаев. Расчёт по страховым взносам — РСВ — сдают в налоговую: там пенсионные, медицинские и социальные взносы. Это два разных отчёта, и один не заменяет другой.
Частые ошибки
- Подать сведения о приёме через неделю, когда человек уже вышел на смену.
- Забыть про исполнителя по ГПХ, потому что он не числится в штате.
- Перепутать дату приказа и дату выхода на работу.
- Не исправить ошибку в течение пяти рабочих дней после уведомления фонда. Исправление в этот срок освобождает от штрафа по статье 17 закона № 27-ФЗ, а без него компании грозит 500 ₽ за каждое застрахованное лицо, должностному лицу — от 300 до 500 ₽ по статье 15.33.2 КоАП. За опоздание с разделом 2 штраф отдельный — 5 % взносов за каждый месяц по статье 26.30 закона № 125-ФЗ.
Как оформить сотрудников без нарушений — в главе «Кадровые документы».