Платёжный календарь нужен бизнесу, у которого деньги приходят и уходят неравномерно: покупатели платят с отсрочкой, крупные закупки и налоги приходятся на одни даты, зарплата — на другие. Особенно он полезен тем, кто работает с компаниями и ждёт оплаты по 30–60 дней, и сезонным бизнесам.
Его задача узкая и практичная: показать, хватит ли денег в каждый конкретный день. Прибыль за месяц может быть хорошей, но если поставщику нужно заплатить 10-го, а клиент заплатит 20-го, нужно решение до 10-го.
Как вести: пример по неделям
Условная типография, остаток на начало месяца — 150 000 рублей. В календарь вносят ожидаемые поступления по договорам и счетам и все известные платежи:
| Неделя | Поступления, ₽ | Платежи, ₽ | Остаток, ₽ |
|---|---|---|---|
| 1-я | 200 000 | 180 000 | 170 000 |
| 2-я (зарплата) | 120 000 | 260 000 | 30 000 |
| 3-я (бумага 150 000, налоги 60 000) | 90 000 | 210 000 | −90 000 |
| 4-я (оплата крупного заказа) | 400 000 | 100 000 | 210 000 |
За месяц всё сходится, но на третьей неделе не хватает 90 000 рублей. Узнав об этом заранее, владелец договаривается с поставщиком бумаги перенести оплату на четвёртую неделю. Остатки становятся 170 000, 30 000, 60 000 и 210 000 — разрыва нет, итог месяца тот же.
Как закрывать провалы
- Перенести платёж или попросить у поставщика отсрочку.
- Ускорить поступления: напомнить клиенту об оплате, дать скидку за досрочную оплату, взять предоплату.
- Отложить необязательные траты — ремонт, закупку впрок.
- Подключить овердрафт на несколько дней. Налоги и зарплату лучше не переносить: за просрочку будут пени и претензии.
Чем отличается от ДДС и бюджета
ДДС записывает, что уже произошло, по статьям за месяц. Платёжный календарь смотрит вперёд и по датам. Бюджет задаёт лимиты на месяц или квартал, календарь проверяет, получится ли их оплатить вовремя.
Частые ошибки
- Записывать поступления по дате счёта, а не по реальной дате оплаты клиентом.
- Забывать регулярные платежи: налоги, взносы, платежи по кредиту, роялти франчайзеру.
- Заполнить календарь один раз и не обновлять: через неделю он уже неверен.
- Не оставлять запас: ставить нулевой остаток на дату — рискованно, любая задержка оплаты даст разрыв.
Что сделать предпринимателю
Ведите календарь на 4–8 недель вперёд, раз в неделю сверяйте с выпиской банка. Задайте минимальный остаток, ниже которого не опускаетесь. Что делать, если провал уже случился, — в главе «Кассовый разрыв».