План-факт анализ нужен всем, кто составляет бюджет: без него план остаётся пожеланием. Раз в месяц владелец или управляющий кладёт рядом план и факт и выясняет, где и почему разошлись цифры. Во франшизе такой разбор часто проводит и сама сеть, сравнивая точку с нормативами.
Ценность не в таблице отклонений, а в выводах: это случайность, ошибка плана или проблема, которую надо решать.
Как провести: пример барбершопа
Условный барбершоп запланировал 400 стрижек по 1 500 рублей, зарплата мастеров — 40 % выручки. Итоги месяца:
| Статья, ₽ | План | Факт | Отклонение |
|---|---|---|---|
| Выручка | 600 000 | 577 500 | −22 500 |
| Материалы | −60 000 | −58 000 | +2 000 |
| Зарплата мастеров | −240 000 | −231 000 | +9 000 |
| Аренда | −120 000 | −120 000 | 0 |
| Реклама | −30 000 | −55 000 | −25 000 |
| Прибыль | 150 000 | 113 500 | −36 500 |
Выручка отстала всего на 3,75 %, но за этой цифрой две разнонаправленные причины. Стрижек сделали 350 вместо 400, а средний чек вырос до 1 650 рублей. Раскладываем:
- Из-за количества: (350 − 400) × 1 500 = −75 000 рублей.
- Из-за цены: (1 650 − 1 500) × 350 = +52 500 рублей.
Вместе — те же −22 500. Вывод: дорогие услуги продаются, а клиентов стало меньше, хотя на рекламу потратили почти вдвое больше плана. Значит, проверять нужно рекламный канал и загрузку мастеров, а не цены.
Какие отклонения разбирать
Все строки подряд разбирать долго. Заранее задайте порог, например условно 3 % и 10 000 рублей: разбирают то, что вышло за оба. Экономию тоже стоит проверять: зарплата здесь меньше плана только потому, что меньше выручка, а не из-за хорошей работы.
Чем отличается от других проверок
Бюджет — это план, управленческий учёт даёт факт, план-факт анализ сводит их вместе. KPI — несколько ключевых показателей для людей, по ним считают премии; план-факт охватывает все статьи бюджета.
Частые ошибки
- Смотреть только на прибыль и не раскладывать отклонение на причины.
- Тихо переписывать план под факт — тогда сравнивать не с чем.
- Делать разбор раз в квартал: до исправления проходит слишком много времени.
- Искать виноватых вместо решений: люди начнут занижать планы.
Что сделать предпринимателю
Проводите разбор в первую неделю месяца, по каждому крупному отклонению записывайте причину и действие. Если причина в самом плане — поправьте следующий. Как ставить планы, которые имеет смысл сравнивать, — в главе «Планирование в бизнесе».