О коммерческой тайне вспоминают после утечки: управляющий ушёл к конкуренту с базой клиентов, бариста открыл свою кофейню по вашим техкартам, менеджер слил цены поставщиков. Чтобы потом взыскать убытки или уволить за разглашение, режим нужно ввести заранее. Задним числом он не работает.
Режим нужен и тем, кто строит сеть: на нём держится защита ноу-хау, которое франчайзер передаёт партнёрам.
Как ввести режим
Закон о коммерческой тайне (№ 98-ФЗ, ст. 10) требует пять мер. Если хотя бы одной нет, режим считается не установленным.
- Перечень сведений. Приказ, где конкретно названо, что секретно: техкарты, клиентская база, условия с поставщиками, финансовая модель.
- Ограниченный доступ. Порядок, кто и как работает с этими сведениями, и контроль за ним: пароли, права в CRM, сейф.
- Учёт лиц. Журнал, кто получил доступ и кому сведения переданы.
- Договоры. Обязательства работников в трудовом договоре и соглашения с контрагентами — NDA.
- Гриф. Надпись «Коммерческая тайна» на документах и файлах с названием и адресом владельца.
Что подписывает сотрудник
Работодатель знакомит его под роспись с перечнем сведений и положением о режиме, создаёт условия для их соблюдения. Обязанность не разглашать тайну записывают в трудовой договор или отдельное соглашение. За разглашение сотрудника можно уволить по Трудовому кодексу и взыскать с него ущерб, а в тяжёлых случаях наступает и уголовная ответственность. Без подписей ничего из этого не получится.
Что нельзя сделать тайной
Закон прямо запрещает засекречивать сведения из учредительных документов и лицензий, о численности работников, оплате и условиях труда, о долгах по зарплате, о нарушениях закона, о пожарной безопасности и об экологии. Если такое попадёт в перечень, проверяющие и суд это не признают. Также отдельно от коммерческой тайны защищают персональные данные клиентов и сотрудников: для них свои правила.
Частые ошибки
- Объявить секретным «всё» — суд не увидит конкретного предмета охраны.
- Утвердить перечень, но не ознакомить сотрудников под роспись.
- Отправлять файлы с грифом в общий чат без учёта получателей.
- Ввести режим после ухода сотрудника, который уже унёс базу.
- Забыть о подрядчиках: программист, бухгалтер на аутсорсе и маркетолог видят не меньше сотрудников, а соглашений с ними часто нет.
Что сделать предпринимателю
Начните с короткого списка из пяти-десяти пунктов, которые действительно приносят деньги. Выпустите приказ, подпишите с людьми соглашения, ограничьте доступ в программах. Подробнее — в главе «Авторские права и ноу-хау».