Квалифицированная подпись понадобится почти сразу после регистрации бизнеса: чтобы сдавать отчётность в электронном виде, подключить ЭДО, зарегистрировать онлайн-кассу, работать с «Честным знаком» и ЕГАИС, участвовать в госзакупках. Компания, где больше 10 работников, сдаёт расчёт по страховым взносам только в электронном виде, то есть без подписи не обойтись.
Ошибки с КЭП обычно не в получении, а в том, кто и как ею пользуется: подпись руководителя равна его росчерку на бумаге.
Где получить
| Кто | Где | Стоимость |
|---|---|---|
| ИП, руководитель ООО | Удостоверяющий центр ФНС: в инспекции, которая выдаёт подписи, или у доверенных лиц ФНС | Сертификат бесплатно, носитель покупают сами |
| Сотрудник: бухгалтер, кладовщик, менеджер | Коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр, подпись физлица | Платно, по тарифам центра |
Для первого получения в ФНС нужен личный визит с паспортом и СНИЛС. Подпись записывают на защищённый USB-носитель, скопировать её с него нельзя. Сертификат налоговой действует 15 месяцев; перевыпустить его можно удалённо, подтвердив личность действующей подписью. Коммерческие центры подпись на имя ИП или руководителя компании не выпускают.
Подпись сотрудника и машиночитаемая доверенность
Сотрудник подписывает документы своей КЭП физлица, а право действовать от имени компании подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, который руководитель подписывает своей КЭП. В доверенности перечисляют полномочия, например подписывать накладные и УПД или сдавать отчётность, и срок действия. Одному сотруднику можно выдать несколько доверенностей на разные задачи. Уволился сотрудник — доверенность отзывают, иначе он формально сохраняет право подписывать документы за компанию.
Чем КЭП отличается от других подписей
- Простая подпись — логин и пароль или код из СМС. Годится там, где стороны заранее договорились её признавать, например в личном кабинете банка.
- Неквалифицированная — ключ подписи без проверки аккредитованным центром. Тоже действует по соглашению сторон.
- Квалифицированная — выдана аккредитованным центром, создана сертифицированными средствами. Равна собственноручной без дополнительных соглашений, её принимают налоговая, ЕГАИС и системы маркировки.
Частые ошибки
- Отдать носитель с подписью директора бухгалтеру или подрядчику. Любой документ, подписанный ею, считается подписанным лично руководителем.
- Пропустить окончание срока сертификата: в день истечения перестают уходить отчёты и принимать документы по ЭДО.
- Купить носитель, не уточнив требования программ: для ЕГАИС нужен токен, который поддерживает её транспортный модуль.
- Дать сотрудникам подписывать документы без МЧД.
Что сделать предпринимателю
- Получите КЭП руководителя в налоговой сразу после регистрации.
- Подключите личный кабинет, чтобы видеть сальдо ЕНС и подписывать уведомления.
- Заведите напоминание о продлении за месяц до окончания срока.
- Оформите МЧД всем, кто подписывает документы за компанию.