У кофейни или салона, где клиенты платят сразу, дебиторки почти нет. Она появляется, когда бизнес начинает работать с компаниями: пекарня поставляет хлеб в кафе с оплатой через месяц, клининговая фирма убирает офисы по договору, магазин отдаёт товар оптовикам с отсрочкой. Ещё один источник — предоплаты поставщикам и деньги, выданные сотрудникам под отчёт.
Чем больше доля таких продаж, тем важнее следить за дебиторкой: выручка в отчёте растёт, а денег на счёте не прибавляется.
Как считать
Возьмём пекарню, которая продаёт кафе продукцию на 600 000 рублей в месяц с отсрочкой платежа 30 дней.
- В любой момент кафе должны ей примерно месячную выручку — около 600 000 рублей. Это и есть дебиторская задолженность.
- Срок оборота дебиторки в днях: дебиторка делится на выручку за период и умножается на число дней в периоде: 600 000 / 600 000 × 30 = 30 дней.
- Если клиенты начали платить в среднем через 45 дней, дебиторка вырастает до 900 000 рублей. Лишние 300 000 пекарне теперь нужно где-то взять, чтобы заплатить за муку и зарплату.
Полезно раз в неделю составлять список должников по срокам: кто в пределах отсрочки, кто просрочил до 30 дней, кто больше. Чем старше долг, тем меньше шансов его получить, поэтому работать надо в первую очередь с самыми свежими просрочками, пока клиент ещё готов платить.
Чем дебиторка отличается от кредиторки
| Дебиторская задолженность | Кредиторская задолженность | |
|---|---|---|
| Кто кому должен | Вам должны клиенты, поставщики, сотрудники | Вы должны поставщикам, арендодателю, бюджету |
| Как влияет на деньги | Деньги заработаны, но ещё не пришли | Деньги ещё у вас, но уже не ваши |
| Что опасно | Просрочка и невозврат | Пени, штрафы, остановка поставок |
Здоровая ситуация — когда клиенты платят вам не позже, чем вы платите поставщикам. Если наоборот, растёт риск кассового разрыва.
Частые ошибки
- Давать отсрочку всем одинаково, без проверки клиента и лимита долга.
- Не фиксировать сроки оплаты в договоре и не начислять пени за просрочку.
- Напоминать о долге только когда деньги срочно нужны самим.
- Считать дебиторку надёжным активом: часть долгов вернётся поздно или не вернётся вовсе.
- Продолжать отгружать товар клиенту, который уже просрочил оплату.
Что сделать предпринимателю
- Установите каждому клиенту лимит долга и срок отсрочки, прописанные в договоре.
- Ведите реестр должников и звоните в первый же день просрочки.
- Учитывайте дебиторку в расчёте оборотных средств: на неё тоже нужны деньги.
- Если отсрочка нужна крупным сетям, рассмотрите факторинг: банк выплатит большую часть суммы сразу за комиссию.